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Datenschutzhinweise für die SARIA-Karriereseite

Der Schutz Ihrer personenbezogenen Daten ist uns in der SARIA-Gruppe ein wichtiges Anliegen. Nachfolgend möchten wir Sie über die Verarbeitung personenbezogener Daten im Rahmen Ihres Bewerbungsverfahrens bei uns informieren.

1. Verantwortliche Stelle Die Verantwortliche Stelle im Sinne der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) ist: SARIA A/S GmbH & Co. KG Norbert-Rethmann-Platz 1 59379 Selm Tel. +49 2592 210-100 E-Mail: info@saria.de

2. Gemeinsame Verantwortlichkeit Für die technische Bereitstellung und den Betrieb unserer Karrierewebsite arbeiten wir mit dem Anbieter Talentsconnect AG (Niehlerstr. 104, 50733 Köln) zusammen. Zwischen der SARIA A/S GmbH & Co. KG und Talentsconnect AG besteht eine Vereinbarung zur gemeinsamen Verantwortlichkeit gemäß Art. 26 DSGVO. Talentsconnect ist im Rahmen dieser Zusammenarbeit insbesondere für die technische Infrastruktur, den Betrieb der Plattform sowie die Sicherstellung der Verfügbarkeit verantwortlich. SARIA ist für die inhaltliche Ausgestaltung sowie die Verarbeitung personenbezogener Daten im Rahmen des Bewerbungsprozesses zuständig. Die Unternehmen lassen dem jeweils angefragten Unternehmen die notwendigen Informationen aus ihrem Wirkungsbereich zukommen. Die Unternehmen informieren sich unverzüglich gegenseitig über die von Betroffenen geltend gemachten Rechtspositionen und stellen einander alle für die Beantwortung notwendigen Informationen zur Verfügung. Datenschutzrechte können gegenüber allen beteiligten Unternehmen geltend gemacht werden. Detaillierte Informationen über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten, durch die Nutzung dieser Website finden Sie unter: Datenschutzerklärung | talentsconnect

3. Beschreibung und Umfang der Datenverarbeitung Im Rahmen unserer Karrierewebsite verarbeiten wir personenbezogene Daten von Bewerberinnen und Bewerbern sowie Interessierten. Dies umfasst insbesondere folgende Prozesse:Der Umfang der verarbeiteten Daten hängt davon ab, welche Funktionen Sie nutzen und welche Angaben Sie machen. Im Rahmen des Bewerbungsverfahren erheben wir im Regelfall folgende Daten von Ihnen:

▪ Anrede (optional)

▪ Vor- und Nachname

▪ E-Mail-Adresse

▪ Geburtsdatum

▪ sonstige Kontaktdaten

▪ Bewerbungsunterlagen (Anschreiben, Lebenslauf, Qualifikationen, Referenzen, Zeugnisse, sonstige Nachweise)

▪ Ggf. Ergebnisse von Online-Verfahren (z. B. Persönlichkeitstests, kognitive Leistungstests)

Bewerbung über unsere Karriereseite Wenn Sie sich auf unserer Karriereseite Bewerben, werden zunächst Ihr Name, Vorname, Geburtsdatum, Ihre Telefonnummer und Ihre E-Mail-Adresse von uns abgefragt und gespeichert. In der Rubrik „Dokumente“ können Sie Ihren Lebenslauf hochladen und ein Anschreiben erstellen oder hochladen sowie weitere Anlagen, wie z. B. Zeugnisse oder Zertifikate mitsenden. Zusätzlich besteht die Möglichkeit dem Auswahlprozess, individuelle Fragebögen hinzuzufügen. Mit der Übermittlung Ihrer Bewerbungsunterlagen werden diese automatisch ausgelesen und in unserem Bewerbermanagementsystem erfasst. Hierbei werden alle mitgesendeten Dokumente (Anschreiben, Lebenslauf, Zeugnisse und sonstige Nachweise) sowie die darin enthaltenen Informationen gespeichert. Der hochgeladene Lebenslauf wird mit einem sog. CV-Parser (Verarbeitung von Lebensläufen) semantisch ausgelesen, in ein strukturiertes, durchsuchbares Format umgewandelt und in unser Bewerbungsmanagementsystem integriert. Ihre Originaldokumente werden zu Ihrem Datensatz gespeichert. Sofern Sie Ihre Einwilligung erteilt haben, nehmen wir Ihre Daten in den Bewerberpool innerhalb unseres Bewerbermanagementsystems mit auf, um Sie gegebenenfalls für ähnliche Stellenausschreibungen zu berücksichtigen.

Bewerbung über WhatsApp Auf unserer Karriereseite haben Sie die Möglichkeit sich per WhatsApp zu bewerben. Die Verarbeitung im Rahmen der Funktion wird auf Grundlage ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO) durchgeführt. Die Funktion wird uns von durch den IT-Dienstleister PitchYou zur Verfügung gestellt, der als Auftragsverarbeiter für uns aktiv ist. Weitere Informationen zur Datenverarbeitung von PitchYou finden Sie unter: https://www.pitchyou.de/datenschutz.

Bewerben Sie sich über diese Funktion werden Ihre Angaben ebenfalls per Schnittstelle an unsere Bewerbermanagementsoftware übermittelt. Wir weisen Sie darauf hin, dass die Verarbeitung Ihrer Daten in WhatsApp, aufgrund der Zugehörigkeit von WhatsApp zu dem US-amerikanischen Unternehmen Meta Plattform, mit einem Sicherheitsrisiko verbunden ist. Der Datenschutz in den USA entspricht nicht den EU-Standards. Die Einzelheiten zur Datenverarbeitung durch WhatsApp kann der Datenschutzrichtlinie von WhatsApp unter dem folgenden Link entnommen werden: https://www.whatsapp.com/legal?eea=0#privacy-policy

Nutzung des ChatAgents Auf unserer Karriereseite nutzen wir einen Chat-Agenten der talentsconnect AG, um Ihnen Informationen zu offenen Stellen, dem Bewerbungsprozess sowie zu unserem Unternehmen bereitzustellen. Im Rahmen der Nutzung können personenbezogene Daten verarbeitet werden, insbesondere Inhalte Ihrer Eingaben, technische Nutzerdaten sowie Kommunikationsdaten. Die Verarbeitung erfolgt zur Bereitstellung und Optimierung des Chat-Angebots gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Weitere Informationen zur Datenverarbeitung durch Talentsconnect finden Sie in der Datenschutzerklärung des Anbieters.

Online-Bewerbungsgespräche Für die Durchführung von digitalen Bewerbungsgesprächen nutzen wir den Videokonferenzdienst Microsoft Teams. Im Rahmen der Nutzung werden personenbezogene Daten verarbeitet, insbesondere Kommunikationsinhalte, Bild- und Tondaten sowie technische Verbindungsdaten. Die Verarbeitung erfolgt zur Durchführung des Bewerbungsverfahrens gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO sowie §26 BDSG. Weitere Informationen zur Datenverarbeitung durch Microsoft finden Sie in den Datenschutzinformationen von Microsoft.

4. Zweck und Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung Ihre Bewerberdaten werden von uns verarbeitet, um Ihre Eignung für die Stelle (oder ggf. andere offene Positionen in unseren Unternehmen) zu prüfen und das Bewerbungsverfahren durchzuführen. Da die aufgenommenen Daten für die Begründung eines angestrebten Beschäftigtenverhältnisses erforderlich sind, beruht die Verarbeitung auf Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Sollten die Daten nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens ggf. im Rahmen rechtlicher Verfahren erforderlich sein, ist die Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Soweit Sie uns eine Einwilligung zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten für die Aufnahme Ihrer Bewerbungsunterlagen in den Talentpool erteilen, um Sie gegebenenfalls für eine zukünftig passende Stelle zu berücksichtigen, ist die Rechtmäßigkeit dieser Verarbeitung auf Basis Ihrer Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO gegeben. Eine erteilte Einwilligung kann jederzeit widerrufen werden. Bitte beachten Sie, dass der Widerruf erst für die Zukunft wirkt. Verarbeitungen, die vor dem Widerruf erfolgt sind, sind davon nicht betroffen.5. Empfänger der Daten Ihre personenbezogenen Daten werden im Bewerbungsverfahren ggf. innerhalb der Unternehmensgruppe an weitere Organisationseinheiten übermittelt, wenn diese zentrale Datenverarbeitungsaufgaben für unsere Unternehmensgruppe wahrnehmen. Dabei haben intern nur die Personen Zugriff auf Ihre Unterlagen, welche unmittelbar in den Bewerbungsprozess involviert sind. Geeignete Bewerbungen werden zentral von der Personalabteilung bearbeitet und anschließend zur fachlichen Beurteilung an die Abteilungsverantwortlichen für die jeweils offene Position weitergeleitet. Es kann sein, dass Ihre Bewerbung für eine andere Stelle bei einer anderen Organisationseinheit unserer Unternehmensgruppe interessant ist. Wir fragen Sie im Bewerbungsverfahren per E-Mail daher, ob Sie der Weitergabe Ihrer Bewerbung an andere Unternehmen unserer Unternehmensgruppe zustimmen. Die Weitergabe Ihrer Daten erfolgt nur, wenn Sie über den entsprechenden Button eingewilligt haben. Es besteht die Möglichkeit, dass Ihre Bewerbung für eine Stellenausschreibung außerhalb der Gesellschaft, bei der Sie sich beworben haben, aber innerhalb unserer Unternehmensgruppe von Interesse ist. Mit Ihrer Einwilligung gemäß Art. 7 DSGVO in unserem Online-Bewerbermanagementsystem erklären Sie sich damit einverstanden, dass Ihre Bewerbungsdaten – einschließlich etwaiger besonderer personenbezogener Daten – von uns sowie von den von Ihnen ausgewählten Gesellschaften der SARIA-Unternehmensgruppe im Rahmen unseres Bewerbungsverhältnisses gemäß der beschriebenen Zwecke weitergegeben und verarbeitet werden. Der Zugriff auf Ihre Daten ist auf Personen beschränkt, die in den Bewerbungsprozess unmittelbar involviert sind (Personalbereiche, Fachabteilungen, Betriebsräte). Im Zuge eines einschlägigen Positivbefundes im Rahmen des Sanktionslistenabgleichs sind wir dazu verpflichtet, folgenden Empfängerkreis zu informieren:• Aufsichtsbehörden (z.B. BAFA, Bundesbank, OFAC, etc.)

6. Übermittlung von Bewerberdaten an Dritte Wir nutzen zur Durchführung des Bewerbungsprozesses spezialisierte Software-Anbieter. Diese werden als Dienstleister für und tätig und kann im Zusammenhang mit der Wartung und Pflege der Systeme ggf. auch Kenntnis von Ihren personenbezogenen Daten erhalten. Wir haben mit diesem Anbieter einen Auftragsverarbeitungsvertrag abgeschlossen, der sicherstellt, dass die Datenverarbeitung in zulässiger Weise erfolgt.Das Bewerberportal wird von der PERBILITY GmbH, Auenweg 3, 50679 Köln in unserem Auftrag betrieben. Unsere Karrierewebsite wird auf dem dedicated Server der Hetzner Online AG, Stuttgarter Str. 1 in 91710 Gunzenhausen gehostet. Die PERBILITY GmbH verarbeitet Ihre Daten daher ebenfalls.

7. Dauer der Speicherung Sollten Sie im Rahmen des Bewerbungsverfahrens die Zusage für eine Stelle erhalten, werden die Daten aus dem Bewerbermanagementsystem in unser Personalinformationssystem überführt. Sofern keine Zusammenarbeit zustande kommt, werden Ihre Unterlagen nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens für weitere sechs Monate innerhalb des Bewerbermanagementsystems archiviert und daraufhin automatisiert gelöscht. Willigen Sie ein, Ihre Daten in den Bewerberpool aufzunehmen, beträgt die Aufbewahrungsdauer Ihrer Unterlagen im Bewerbungspool zunächst 180 Tage. 14 Tage vor Ablauf der Aufbewahrungsdauer erhalten Sie von uns eine E-Mail mit Verlängerungsoption. Bestätigen Sie diese innerhalb der 14 Tage nicht, werden Ihre Daten ordnungsgemäß gelöscht. Bewerben Sie sich auf unserer Karriereseite, werden Ihre übermittelten Daten für einen Zeitraum von 30 Tagen bei der Talentsconnect AG zwischengespeichert und anschließend gelöscht.

8. Widerspruchs – und Beseitigungsmöglichkeit Sollten Sie sich im Bewerbungsverfahren umentscheiden und Ihre Bewerbung zurückziehen, werden wir Ihre Daten in diesem Zusammenhang unverzüglich löschen.

9. Ihre Rechte

Sie haben das Recht:

  • auf Auskunft über ihre gespeicherten Daten (Art. 15 DSGVO

  • auf Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO)

  • auf Löschung (Art. 17 DSGVO)

  • auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)

  • auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)

  • auf Widerspruch gegen die Verarbeitung (Art. 21 DSGVO)

Zudem besteht ein Beschwerderecht bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde.

10. Widerruf der Einwilligung

Sofern die Verarbeitung Ihrer Daten auf Ihrer Einwilligung beruht, können Sie diese jederzeit per E-Mail oder Brief, mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.